在職場領(lǐng)域答了一些問題,發(fā)現(xiàn)有不少職場人,總是寄希望于能有一個固定的套路,來解決某一類問題。
其實要想在職場真的有所突破,區(qū)別于他人,必然要付出不一樣的觀察與努力。
如果能用一個套路,就能完美解決一個職場問題的話,那么在職場上,與領(lǐng)導(dǎo)打交道就沒那么復(fù)雜了。
即使是同一個問題,在不同的背景下,也需要我們能有不同的應(yīng)對策略。
接下來子佳就在不同的背景情境下,分析下領(lǐng)導(dǎo)想要的是什么,再給出應(yīng)該如何更“高級地”回復(fù)領(lǐng)導(dǎo)這句話,加速職業(yè)成長。
01 領(lǐng)導(dǎo)是讓你幫忙找一個過往的重要文件,不妨嘗試補充回復(fù)三個重要信息點
先舉個常見的職場場景:
某一天領(lǐng)導(dǎo)過來問你:
“小李,我們部門是不是上半年下發(fā)過一版關(guān)于“銷售人員的獎金激勵方案”?我記不清當(dāng)時怎么寫的了,你幫我找一下,然后發(fā)給我。"
小李效率很高,很快就找到 了,然后給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)了過去。
領(lǐng)導(dǎo)這時候很高興,覺得你效率不錯:“收到,謝謝”。
這個時候,很多員工就到此為止,畢竟領(lǐng)導(dǎo)交代給自己的任務(wù)完成了,有些人就不再回消息了。
當(dāng)然,也有些員工聰明些,會回復(fù):“沒事,領(lǐng)導(dǎo)您看一下,有事您隨時找我”。

這種場景子佳定義為:領(lǐng)導(dǎo)突然想起來一份重要的文件,但是自己找不到放哪了,或者沒有存檔最終版,直接就讓下屬再發(fā)一份過來。
以上員工的做法,都沒什么大問題。但是子佳就過往經(jīng)驗來看,也許可以有更好的答復(fù)方式。
在這個背景下,領(lǐng)導(dǎo)要尋找一份曾經(jīng)的重要文件,一般是有以下3個目的:
確認(rèn)一下文件中的關(guān)鍵點
回憶當(dāng)初文件產(chǎn)生的背景
需要以此為模板做修正,修改一些東西
這三種情況,都決定了領(lǐng)導(dǎo)其實需要一些文件相關(guān)的信息,以方便自己做下一步的應(yīng)對。所以,作為下屬不妨多思考一層,結(jié)合文件的情況,領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格,自己預(yù)測可能領(lǐng)導(dǎo)需要的信息點,把重要信息點整理發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)。
比方說,小李可以這樣回復(fù)領(lǐng)導(dǎo):
領(lǐng)導(dǎo),文件我剛才發(fā)您了,您看一下,有問題可以隨時找我,以下我知道的一些信息也供您參考。
這個激勵方案是4月份下發(fā)的(背景),當(dāng)時是蔣總做的全國宣導(dǎo)與推廣(背景),與以前相比,核心變化在于考核的形式做了調(diào)整(關(guān)鍵點)。平時我與業(yè)務(wù)團(tuán)隊接觸,有聽到反饋新方案整體方向與效果不錯,就是在激勵系數(shù)上建議公司能否再做一些優(yōu)化(可能的修改點)。
以上答復(fù)只是做個參考,子佳是想說明:
在遇到領(lǐng)導(dǎo)尋找過往的重要文件時,不妨多給領(lǐng)導(dǎo)補充三方面的信息,方便領(lǐng)導(dǎo)更好地回憶過往背景,并做出下一步?jīng)Q策動作。
小提示:只提供信息源,不要自作聰明做決策,沒有領(lǐng)導(dǎo)會覺得員工是在多話,只會覺得這個下屬想的細(xì),工作到位。
02 給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送信息、數(shù)據(jù)類文件時,不妨嘗試從3個角度給出簡單可靠的結(jié)論
也還是先舉一個常見的場景:
領(lǐng)導(dǎo)在位置上,突然偏過頭來,說到:
“小李,從BI系統(tǒng)里拉一份上半年的銷售情況報表給我,盡快發(fā)給我,我看一下銷售情況”。
小李還是一個效率很高的員工,公司IT系統(tǒng)也比較給力,很快就拉出來數(shù)據(jù)報表模板發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)了。
領(lǐng)導(dǎo)回復(fù):“收到,謝謝。”
這種情況下,作為職場人又應(yīng)該如何回復(fù),來提高自己的“含金量”呢?

這種場景子佳定義為:領(lǐng)導(dǎo)需要信息源、數(shù)據(jù)報表等“情報”,以幫助自己做出各類管理動作。當(dāng)然收集整理情報這類“瑣碎”工作自然領(lǐng)導(dǎo)是不做的,需要下屬把文件做好發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)。
那么領(lǐng)導(dǎo)為什么需要“情報源”呢?目的一般也有這么3個:
了解事情現(xiàn)狀,預(yù)測可能發(fā)生的狀況,做到心中有數(shù)(比如以防被自己上級問起來)
通過對比,衡量、評估各類群體的狀況,從全局角度看問題,以免被某一片面信息蒙蔽;
作為決策依據(jù),用于說服自己或他人決策科學(xué)、恰當(dāng)。
這三個目的,通俗點講,就是領(lǐng)導(dǎo)需要利用情報源,得出某種結(jié)論或者決策。所以,這個時候,下屬需要把自己分析的基本結(jié)論或者信息源情況呈現(xiàn)出來,幫助領(lǐng)導(dǎo)解決最基本的結(jié)論問題。
比方說,小李可以這么回復(fù)領(lǐng)導(dǎo):
領(lǐng)導(dǎo),全國上半年銷售報表已經(jīng)發(fā)您了,原始數(shù)據(jù)在sheet1,透視和分類表在sheet2,方便您查看。拉報表中,我看到有幾個明顯的數(shù)據(jù)現(xiàn)象,供您參考:
第一是這一次銷售整體可比上升20%,但是華南、西北地區(qū)的卻處于10%以下增長,需要關(guān)注(現(xiàn)狀、群體對比);第二是從銷售類別來看,A產(chǎn)品的銷售下滑較大,平均銷售折扣低于同期3個點;第三是……
以上答復(fù)只是做個參考,子佳是想說明:
在遇到領(lǐng)導(dǎo)需要情報源類的數(shù)據(jù)時,不妨給領(lǐng)導(dǎo)一些顯而易見的基礎(chǔ)結(jié)論,方便領(lǐng)導(dǎo)跳過最基本的情報源整理與分析工作,直接進(jìn)入“更高層次“的數(shù)據(jù)挖掘及決策環(huán)節(jié)。
小提示:情報源的分析要結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)個性、公司常規(guī)做法,總結(jié)出不會產(chǎn)生爭議的結(jié)論,不要讓領(lǐng)導(dǎo)覺得結(jié)論得出的很武斷、隨意、不合邏輯,給出簡單可靠的結(jié)論即可,目的在于讓領(lǐng)導(dǎo)覺得“我在主動思考”,沒有領(lǐng)導(dǎo)會不喜歡主動思考的下屬。
03 給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送擬當(dāng)面匯報的文件時,不妨嘗試對應(yīng)3個自己要達(dá)成的目的回復(fù)核心要點
有這樣一種場景:
某天小李完成了領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù),想和當(dāng)面匯報下。領(lǐng)導(dǎo)和小李剛聊了不到10分鐘,突然接到老板的臨時會議通知,匆匆忙忙離去。
離開前,領(lǐng)導(dǎo)對小李說:“這樣吧,你先把匯報文件發(fā)我,我先看看,回頭有時間我們再繼續(xù)聊。”
小李很無奈,只得先把匯報文件發(fā)給領(lǐng)導(dǎo),等待領(lǐng)導(dǎo)有時間大家再聊。
領(lǐng)導(dǎo)收到文件后,估計“心有愧意”,回復(fù)一句:“收到,謝謝。”
這種情況,屬于下屬主動要給領(lǐng)導(dǎo)的文件,而不是被動由領(lǐng)導(dǎo)發(fā)起的需求。

這種場景子佳定義為:我們需要向領(lǐng)導(dǎo)展示某類工作成果,寄希望于領(lǐng)導(dǎo)以此給出肯定、決策或者其他回應(yīng)。
那么這個時候,為什么領(lǐng)導(dǎo)不能等稍后再當(dāng)面匯報,而先讓下屬把文件先發(fā)過來呢,原因子佳也只說3個:
領(lǐng)導(dǎo)太忙,聽了一段,覺得這個事也沒必要當(dāng)面再匯報,自己先看一下文件可能就行了;
領(lǐng)導(dǎo)剛才沒聽太懂,又不好意思當(dāng)面打擊下屬,所以文件拿過來自己先研究下;
領(lǐng)導(dǎo)沒想好怎么決策,借此機(jī)會正好自己好好研究下,想一下接下來應(yīng)該怎么答復(fù)下屬比較合適;
當(dāng)然,領(lǐng)導(dǎo)這樣做背后可能還有別的原因,子佳也不再深入分析。
從這三個原因出發(fā),其實本質(zhì)上是領(lǐng)導(dǎo)需要消化下匯報文件的邏輯、內(nèi)容、重點,以便于做出有效而合理的應(yīng)對。所以這個時候,下屬可以把自己匯報的重點要素、邏輯思路簡單拎出來,提綱挈領(lǐng),方便領(lǐng)導(dǎo)快速閱覽文件內(nèi)容,做出回應(yīng)。
比方說,小李可以這么回復(fù)領(lǐng)導(dǎo):
領(lǐng)導(dǎo),報告我已經(jīng)發(fā)您了,您有空看一下,等您忙完我再向您匯報。
整體報告主要從目前S部門的人員訪談情況著手,分析出目前部門人員結(jié)構(gòu)短缺的方向、數(shù)量,以及下一步內(nèi)訓(xùn)和外聘的整體計劃安排。整個計劃預(yù)計投入費用5萬元,年人力成本預(yù)估增長1.2%。
和業(yè)務(wù)部門溝通,此次人才計劃實施有望促使S團(tuán)隊整體人效提升10%,確保公司產(chǎn)品合格率提升2個點。以上,請您知悉,具體內(nèi)容及信息我后續(xù)當(dāng)面再向您匯報。
以上答復(fù)只是做個參考,子佳是想說明:
在遇到要把本來當(dāng)面匯報的文件發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)時,要本著讓領(lǐng)導(dǎo)更容易看懂、理解的思路,把報告整體邏輯框架、主要結(jié)論、需要領(lǐng)導(dǎo)決策的要點體現(xiàn)出來,引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注我們需要其重點查閱的地方。
小提示:發(fā)送文件時再次檢查,確保自己的匯報文件數(shù)據(jù)源真實準(zhǔn)確、邏輯思路清晰、自洽,結(jié)論明了,需要領(lǐng)導(dǎo)決策的關(guān)鍵點也很清晰。尤其是一些適合演講式匯報的PPT文件,要敘述的一些細(xì)節(jié)點沒有完全呈現(xiàn)在PPT上,如果不想改動PPT,就可以在信息回復(fù)時明確提出來。或者寫在備注里,再發(fā)給領(lǐng)導(dǎo),以便于領(lǐng)導(dǎo)查閱。
04 結(jié)語
子佳只是簡單羅列了3種可能的發(fā)送文件的場景,其實在實際工作過程中,可能的場景遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止3種,背景、信息也可能大不相同。
在職場上,與領(lǐng)導(dǎo)的“溝通”,永遠(yuǎn)沒有一招搞定的完美狀況。作為職場人,更多的是多思考,“以終為始”,以更好地達(dá)成目的為出發(fā)點,才有可能做得更好。
“抓住每一個職場上的工作機(jī)會,在每一個小點上異于他人,才能更快地脫穎而出”
我是子佳看職場 ,大型集團(tuán)HR總經(jīng)理,聚焦求職面試、加薪晉級、人際關(guān)系、勞資糾紛,關(guān)注我,我們一起職場前行